Makalah Sistem Informasi Manajemen

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Era globalisasi yang semakin lama, semakin maju, membuat banyak orang harus ikut terhanyut dalam perkembangan teknologi yang terus menerus mengalami kemajuan. Hal itulah juga yang menyebabkan lingkungan bisnis akhirnya memiliki persaingan yang ketat. Demi mendapatkan profit yang tinggi dan kinerja yang praktis, perusahaan tentu harus memiliki pemikiran yang jauh lebih maju ber-iringan dengan perkembangan teknologi yang terjadi saat ini.   

Dengan majunya teknologi, artinya kita diharuskan mengikuti kemajuan tersebut agar tidak kalah saing. Perusahaan-perusahaan dituntut untuk merancang kegiatan operasionalnya agar dapat dikemas se-efektif dan se-efisien mungkin guna mempertahankan eksistensinya, sehingga dalam hal ini, pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. 

Dalam pengambilan keputusan, tentu ada banyak hal yang terkait didalamnya. Mulai dari informasi, kumpulan dari berbagai macam pendapat dalam perusahaan tersebut, hingga hasil uji coba yang dibentuk dari beberapa kemungkinan yang terjadi apabila keputusan tersebut sudah dikemas rapi dan siap untuk diterapkan dalam perusahaan itu. Informasi yang dikumpulkan juga haruslah berkualitas, yaitu informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu sehingga keputusan bisnis yang tepat dapat dibuat dan disesuaikan dengan sistem informasi yang diterapkan di masing-masing perusahaan. Dengan demikian, pengelolaan sistem informasi merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan.

Jika ditinjau menurut sistem informasi, setiap perusahaan tentu memiliki sistem informasi yang berbeda-beda. Ada yang menggunakan sistem informasi manual dan sistem informasi yang canggih. Sistem Informasi manual dapat digolongkan dalam pemesanan via telepon, dan order dengan cara datang langsung ke perusahaan/PT tersebut untuk melakukan pemesanan. Sedangkan, sistem informasi canggih dapat digolongkan dalam pengaplikasian sistem informasi itu sendiri. Contohnya seperti SAP, Accurate, dan pesanan melalui via online diinternet.

Maka dari itu, rampungnya makalah yang kami susun selama kurang lebih 1 minggu ini bertujuan untuk mengetahui sistem informasi apa saja yang ada dalam perusahaan/PT di Palembang. Sebagai contoh, kami menganalisis 2 sampel perusahaan distributor di Palembang, diantaranya ; PT Alfa One dan PT Nippon Indosari Corpindo, guna mengetahui keunggulan-keunggulan apa saja yang terbentuk dalam pengaplikasian sistem informasi yang PT tersebut terapkan. 

Ada beberapa alasan mengapa kami mengambil dua sampel Perusahaan itu, selain ingin mengetahui sistem informasi apa yang perusahaan itu terapkan, banyaknya peminat atas produk tersebut juga menjadi bagian dari alasan kami. Sejauh informasi yang telah kami kaji bersama, PT Alfa One merupakan distributor yang banyak peminatnya di Palembang. Dan menurut info yang kami dapat dari berbagai sumber, produk Alfa One banyak dipilih konsumen karena kualitasnya yang bagus serta harganya yang terjangkau. Lalu, pada persediaan stok barang, produk Alfa One juga tergolong dalam produk yang banyak tersedia ditoko-toko dibandingkan dengan produk air mineral yang lain. Mengetahui hal itu, kami akhirnya tertarik untuk mengetahui lebih dalam mengenai PT Alfa One ini.

Selain itu, 1 sampel lain yang kami pilih untuk penyelesaian makalah ini adalah PT Nippon Indosari Corpindo. Menurut pemikian kami, PT yang juga bergerak dalam bidang distribusi ini tergabung dalam perusahaan yang produknya sudah dikenal dimana-mana. Mengingat hal itu, tertariklah kami untuk menambahkan PT Nippon Indosari Corpindo menjadi salah satu dari bagian sampel perusahaan sistem informasi yang kami ambil di Palembang. Dan hal itulah juga yang membuat kami ingin mengetahui lebih lanjut tentang apa-apa saja sistem informasi yang digunakan dalam pengoperasian PT tersebut.

1.2 Rumusan Masalah

1.      Apa pengertian dari Sistem dan Informasi , distribusi ?

2.      Apa metode dalam sistem informasi distribusi ?

3.      Apa saja komponen dan elemen dalam Sistem Informasi ?

4.      Apa Peranan Sistem Informasi dalam sebuah organisasi ?

5.      Bagaimana Sistem Informasi Distribusi di PT Alfa One dan PT Nippon Indosari Corpindo ?

1.3  Manfaat

1.      Mengetahui segala tentang Sistem Informasi, khususnya Sistem Informasi Distribusi,

2.      Mengetahui metode dalam sistem informasi distribusi

3.      Mengetahui pengertian, komponen serta elemen dari Sistem Infomasi

4.      Mengetahui peranan sistem informasi dalam sebuah organisasi

5.      Mengetahui Sistem Informasi Distribusi di PT Alfa One dan PT Nippon Indosari Corpindo.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1  Technology Acceptance Model (TAM)

Technology Acceptance Model (TAM) merupakan salah satu model yang dibangun untuk menganalisis dan memahami faktor‐faktor yang mempengaruhi diterimanya penggunaan teknologi komputer yang diperkenalkan pertama kali oleh Fred Davis pada tahun 1986. TAM merupakan hasil pengembangan dari Theory of Reasoned Action (TRA), yang lebih dahulu dikembangkan oleh Fishbein dan Ajzen pada 1980.

TAM bertujuan untuk menjelaskan dan memperkirakan penerimaan (acceptance) pengguna terhadap suatu sistem informasi. TAM menyediakan suatu basis teoritis untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi penerimaan terhadap suatu teknologi dalam suatu organisasi. TAM menjelaskan hubungan sebab akibat antara keyakinan (akan manfaat suatu sistem informasi dan kemudahan penggunaannya) dan perilaku, tujuan/keperluan, dan penggunaan aktual dari pengguna/user suatu sistem informasi.

Model TAM sebenarnya diadopsi dari model TRA (Theory of Reasoned Action) yaitu teori tindakan yang beralasan dengan satu premis bahwa reaksi dan persepsi seseorang terhadap sesuatu hal, akan menentukan sikap dan perilaku orang tersebut. Reaksi dan persepsi pengguna Teknologi Informasi (TI) akan  mempengaruhi sikapnya dalam penerimaan terhadap teknologi tersebut. Salah satu faktor yang dapat mempengaruhinya adalah persepsi pengguna terhadap kemanfaatan dan kemudahan penggunaan TI sebagai suatu tindakan yang beralasan dalam konteks pengguna teknologi, sehingga alasan seseorang dalam melihat manfaat dan kemudahan penggunaan TI menjadikan tindakan/perilaku orang tersebut sebagai tolok ukur dalam penerimaan sebuah teknologi.

2.2  Definisi Sistem

Dalam kehidupan sehari-hari di era teknologi dan komputer saat ini, kita sering mendengar istilah mengenai sistem. Menurut Prajudi bahwa pengertian sistem adalah suatu jaringan dari prosedur prosedur yang berkaitan satu sama lain menurut skema atau pola yang bulat untuk menggerakkan suatu fungsi yang utama dan suatu usaha ataupun urusan.Secara garis besar, sebuah sistem informasi terdiri atas tiga komponen utama yaitu software, hardware, dan brainware.

2.3  Definisi Informasi

Informasi dapat kita perolah dari media cetak seperti koran, majalah, dan buku maupun dari media elektronik seperti internet, televisi, dan radio.Pengertian Informasi Menurut Raymond Mc.leod, Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat  ini atau mendatang .Hal yang sangat penting agar informasi dapat memberikan nilai dan pemahaman kepada pengguna adalah pada proses pengolahan datanya karena untuk menghasilkan informasi kita harus melakukan proses verifikasi secara akurat, spesifik, dan tepat waktu.

2.3 Definisi Distribusi

Istilah distribusi menurut Kirk D. Zylstra (2006) adalah suatu sistem yang menunjukkan segala sesuatu / sumberdaya – sumberdaya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya disebut dengan istilah distribusi, keluaran produk dimana hampir semua orang mengidentifikasi secara tepat sebagai distribusi. Tetapi kita seharusnya tidak membatasi pengertian distribusi hanya itu saja. Banyak organisasi juga menyimpan jenis – jenis distribusi lain, seperti: uang, Ruang fisik buka tutup bangunan pabrik, Peralatan dan tenaga kerja untuk memenuhi permintaan akan produk dan jasa.

2.4 Sistem Informasi Distribusi

Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan, yang bekerja sama mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dalam suatu organisasi. Sedangkan Sistem Informasi Distribusi menjelaskan saluran distribusi merupakan suatu jaringan organisasi yang menata perubahan-perubahan dalam pemilikan atas barang-barang karena barang tersebut bergerak dari pabrikan kepada konsumen.

Sistem Informasi Distribusi barang merupakan suatu pengendalian manajemen yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengetahui stok barang dan pekerjaan yang sedang berlangsung dalam perusahaan. Maka dari itu, distribusi menjadi hal yang penting pada sebuah perusahaan.

2.5 Metode Distribusi

Dimyati (1994) menuturkan bahwa model transportasi adalah suatu model khusus dari programa linier. Keunggulan dari model transportasi adalah bisa dipergunakan untuk menyelesaikan masalah pendistribusian suatu komoditas, atau produk, dari sejumlah sumber (supply) kepada sejumlah tujuan (destination permintaan), dengan tujuan meminimumkan ongkos pengangkutan yang terjadi. Selain itu. Model transportasi memiliki ciri khusus, yaitu : terdapat sejumlah sumber dan sejumlah tujuan, kuantitas dari komoditas atau barang yang didistribusikan oleh setiap sumber dan yang diminta oleh setiap tujuan besarnya adalah tertentu, komoditas yang dikirim atau diangkut dari sumber ke suatu tujuan,besarnya sesuai dengan permintaan dan kapasitas sumber , biaya pengangkutankomoditas dari suatu sumber tujuan, besarnya tertentu. Data yang paling dibutuhkan dalam model transportasi adalah supply, permintaan, dan unit cost.

2.6  Mengenal Sistem Informasinya

2.6.1        Definisi Sistem Informasinya

Sistem informasi merupakan gabungan dari perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), infrastruktur, dan Sumber Daya Manusia (SDM) yang terlatih. Keempat bagian utama ini saling berkaitan untuk menciptakan sebuah sistem yang dapat mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat. Didalamnya juga termasuk proses perencanaan, kontrol, koordinasi, dan pengambilan keputusan.

2.6.2        Komponen-Komponen pada Sistem Informasi

Menurut Sarma Fauad di dalam papernya berjudul Information System Definition and Component, disebutkan mengenai adanya komponen-komponen di dalam sebuah sistem informasi. Komponen ini memiliki fungsi dan tugas masing-masing yang saling berkaitan satu sama lain. Berikut tujuh komponen beserta dengan penjelasannya:

1)      Input (Masukan)

Komponen input ini berfungsi untuk semua masukan dari pengguna inputan yang diterima dalam bentuk data yang berasal dari satu maupun beberapa buah sumber.

Jika dilihat dari cakupan atau tempat dimana sistem informasinya berbeda maka data dapat digolongkan kedalam data internal dan eksternal. Data internal merupakan data yang berasala dari organisasi atau tempet yang bersangkutan. Sedangkan data eksternal merupakan data yang berasal dari luar organisasi atau tempat yang bersangkutan.

2)      Output (Keluaran)

Komponen output berfungsi untuk menyajikan hasil akhir ke pengguna sistem informasi. Pada komponen output, informasi yang disajikan diseuaikan dengan data yang diinputkan dan fungsionalitas dari sistem informasi yang bersangkuatan.

3)      Software (Perangakt Lunak)

Komponen software mencakup semua perangkat lunak yang digunakan dalam sistem informasi. Komponen perangkat lunak ini melakukan proses pengolahan data, penyajian informasi, perhitungan data dan lai-lain.

4)      Hardware (Perangkat Keras)

Komponen hardware (perangkat keras) memcakup semua perangkat keras komputer yang digunakan secara fisik didalam sistem informasi, baik dikomputer server maupun komputer client.

5)      Database (Basis Data)

Komponen basis data berfungsi untuk menyimapan semua data dan informasi kedalam satu atau beberapa tabel. Setiap tabel memiliki field masing-masing. Setiap tabel memiliki fungsi penyimpanan masing-masing, serta antar tabel dapat juga terjadi relasi (hubungan).

6)      Kontrol dan Prosedur

Kontrol dan prosedur adalah dua komponen yang menjadi satu. Komponen kontrol berfungsi untuk mencegah terjadinya beragam gangguandan ancaman terhadap data dan informasi yang ada dalam sistem informasi yang ada didalam sistem informasi, termasuk juga sistem informasi itu sendiri beserta fisiknya.

Komponen prosedur mencakup semua prosedur dan aturan yang harus dilakukan dan wajib ditaati bersama, guna memcapai tujuan yang diinginkan.

7)      Teknologi dan Jaringan Komputer

Komponen teknologi mengatur software, hardware, database, kontrol dan prosedur, input, dan output sehingga sistem dapat berjalan dan terkendali dengan baik.

2.7  Elemen Penting pada Sistem Informasi

Di dalam bukunya yang berjudul Fundamentals of Information Systems, Ralph Stair dan George Reynolds mendefinisikan sistem informasi (umumnya disebut juga dengan nama CBIS atau Computer Based Informatiion System / Sistem Informasi Berbasis Komputer) sebagai sebuah kumpulan lengkap dari perangkat keras (hardware), peraangakt lunak (software), berbasis data (database), jaringan komputer, orang/pengguna, dan sejumlah prosedur yang telah terkonfigurasi dengan baik untuk menggumpulkan, mengolah, menyimpan, dan memproses data menjadi informasi.

Ada enam elemen fisik yang terdapat pada sebuah sistem informasi:

1)      Perangkat Keras (Hardware)

2)      Perangkat Lunak (Software)

3)      Pengguna

4)      Prosedur

5)      Basis Data (Database)

6)      Komunikasi

2.8  Manfaat dari Sistem Informasi

a.       Data yang Terpusat

Sistem informasi menjadikan data dan informasi terkumpul secara terpusat pada satu tempat, yaitu database. Data tersebut dapat berbentuk PDF, DOC, ODT, dan juga busa disimpan didalam komputer sever sistem informasi.

b.      Kemudahan di dalam Mengakses Informasi

Dengan adanya sistem informasi ini kita lebih mudah mengakses dan menikmati sajian informasi yang berikan.

c.       Efisiensi Waktu

Sistem informasi akan turut mempengaruhi efisiensi waktu kita. Selain itu kita juga dapat bekerja dimanapun dan kapanpun untuk mengelola sistem informasi cukup dengan koneksi internet.

d.      Cakupan dan Penyebaran Informasi menjadi Lebih Luas dan Cepat

Cakupan informasi yang disajikan tidak lagi hanya untuk perorangan atau beberapa orang, namun dapat secara umum ke siapapun yang mengakses sistem informasi dengan waktu yang singkat.

e.       Memudahkan Proses Bisnis dan Pekerjaan

Melalui sistem informasi, pekerjaan yang berat dan dilakukan secara manual oleh petugas dapat dikerjakan dengan mudah, otomatis, dan lebih hemat waktu dengan hasil yang lebih baik.

f.       Biaya Murah untuk Akses dan Penyediaan Informasi

Sistem informasi menawarkan  biaya yang murah untuk mengakses informasi. Kita tidak perlu lagi membeli koran untuk mendapatkan informasi melainkan kita dapat mengakses langsung melalui internet.

g.    Menyimapan Data Lebih Banyak dengan Ruang yang Lebih Kecil

Dengan adanya Sistem Informasi ini kita dapat menghemat ruang penyimpanan data dan informasi di perusahaan kita, hanya dengan sebuah komputer dan pasokan listrik saja. Bandingkan dengan sistem yang lama dalam bentuk berkas (kertas), kita memerlukan banyak lemari-lemari dan ruangan yang relatif lebih besar.

h.    Solusi Komunikasi yang Murah, Hemat, dan Andal

Melalui sebuh sistem informasi yang dilengkapi dengan sarana komunikasi online, maka sistem informasi dapat memenuhi kebutuhan akan layanan yang murah, hemat, andal, dan bermanfaat.

i.      Penyimpanan Data dapat Lebih Berkembang Sesusi Kebutuhan

Sistem informasi dengan media penyimpanan berupa basis data memiliki kemampuan untuk dapat berkembang jauh lebih besar lagi sesuai keperluan.

2.9  Peranan Sistem Informasi di dalam Sebuah Organisasi

Peranan utama sebuah sistem informasi di dalam sebuah organisasi adalah untuk meningkatkan, memperluas, dan memperkuat lingkungan manajemen data sesuai dengan keperluan organisasi bersangkutan. Sebuah sistem informasi dapat mempengaruhi kebutuhan akan beragam informasi.

2.9.1        Otomatisasi Pekerjaan

Otomatisasi memanfaatkan sistem informasi, akan mempermudah pekerjaan setiap individu di dalam organisasi bersangkutan. Sebuah sistem informasi kasir dan inventori akan memudahkan petugas kasir dan pemilik toko di dalam melayani pembeli dan mengecek stok barang, sebuah sistem informasi perpustakaan akan memudahkan petugas perpustakaan dan anggota perpustakaan di dalam mencari data buku, dan contoh lainnya.

2.9.2        Multi Processing

Sistem informasi memdukung terciptanya lingkungan pemrosesan bersama (multi processing) secara real time. Sebagai contoh, dalam sebuah sekolah, guru biologi dan guru kimia dapat bersama-sama login ke dalam sistem informasi sekolah (melalui komputer yg berbeda) untuk melakukan proses input data.

2.9.3        Pembagian Sistem

Sebagiamana pemanfaatan ruang hardisk, pada sistem informasi juga diperlukan adanya pembagian sistem itu sendiri. Pembagian sistem ini dilakukan sesuai dengan ketentuan manajeman keamanan komputer, akses oleh beragam pengguna, dan pemanfaatan memori bersama.

2.9.4        Kombinasi Perangkat Keras dan Perangkat Lunak

Dengan adanya penggabungan ini, beragam pekerjaan di organisasi bersangkutan dapat dikerjakan dengan lebih cepat dan lebih baik. Sisi positif yang diperoleh oleh organisasi terkait dengan keterhubungan perangkat keras dan perangkau lunak ini adalah penghematan biaya, waktu, dan tenaga.

2.9.5        Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan

Sebuah sistem pendukung pengambilan keputusan tidak lepas dari adanya data dan informasi dalam jumlah banyak. Pada sistem informasi, sejumlah data diolah (melalui fungsi, prosedur, rutin, yang disertakan didalam sumber kode dari perangkat lunak sistem informasi) untuk menghasilkan informasi.

BAB III

CONTOH KASUS

Semua perusahaan di Indonesia tentu menggunakan berbagai jenis Sistem Informasi. Selain mempermudah penyampaian informasi, perusahaan yang menggunakan sistem informasi yang baik juga dapat mempermudah kegiatan dalam perusahaan tersebut. Contohnya seperti perusahaan distribusi yang kami bahas dalam makalah ini. Jika diartikan secara umum, perusahaan distribusi bergelut dalam bidang jasa pengiriminan barang dan makanan. Maka, tentu dalam proses pemesanan barang, ada sistem yang bekerja didalamnya. Walaupun masih ada perusaaan yang menggunakan sistem manual, tapi perusahaan tersebut mempunyai cara tersendiri dalam menentukan sistem informasi apa yang perusahaan tersebut gunakan. Dalam hal ini, kami memilih untuk membandingkan 2perusahaan distributor di Palembang yaitu PT Alfa One dan PT Nippon Indosari Corpindo.

3.1  PT Alfa One

Perusahaan ini bergerak dalam bidang distributor air mineral. Mengapa kami memilih perusahaan ini?Karena kami telah melakukan survei bahwa dari perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi air mineral seperti Aqua, Club, Ades dll, masyarakat di Palembang lebih banyak memakai produk Alfa One dibanding dengan produk lain. Mulai dari botol mineral, alfa one cup.

Walaupun dalam kualitas, Aqua lebih bagus, akan tetapi produk Aqua sering mengalami kekurangan produk, lalu jika produknya ada, harganya juga akan mengalami kenaikan yang sangat tinggi. Maka sebab itulah masyarakat di Palembang lebih memilih produk Alfa One karena harga yang sesuai dengan kualitasnya.

Sempat kami kunjungi beberapa hari lalu, PT Alfa One yang beralamat dijalan Aipda Karel Satsuit Tubun ini menggunakan sistem informasi manual. Hardware yang perusahaan ini gunakan berupa telepon, yakni pemesanan dilakukan melalui via telepon. “Pemesanan kami lakukan melalui sales atau melalui telepon, kalau via telepon kami masukkan kedalam buku order”, ujar Ibu Susanti.

Barang yang sudah dipesan kemudian dikirim melalui kaisar ketoko-toko. Karena sistem informasi yang digunakan masih manual, maka apabila terjadi kerusakan barang, PT Alfa One juga menerima retur secara manual. Tetapi, sempat kami singgung mengenai target perusahaan, walaupun PT Alfa One belum menggunakan sistem informasi canggih seperti SAP, maupun pemesanan online, PT ini menyatakan bahwa sistem informasi yang mereka gunakan baik pemesanan via telepon dan pengiriman barang sudah berjalan sesuai dengan target yang PT Alfa One inginkan. 

3.2  PT Nippon Indosari Corpindo

PT Nippon Indosari Corpindo atau yang lebih kita kenal dengan pendistribusian produk Sari Roti ini juga memiliki sistem informasi yang berbeda didalamnya. Dengan menggunakan sistem aplikasi SAP, PT NIC tentu dapat lebih mempermudah dalam hal pendistribusian produk.

Mengutip dari pembicaraan Yusuf Hadi, selaku General Manager PT Nippon Indosari Corpindo dalam wawancaranya disalah satu sesi SAP Summit 2007, bahwa menerapkan paket khusus berupa industri CPG (Consumer Packaged Goods) yang tergabung dalam paket SAP Best tersebut bisa meningkatkan efisiensi pengelolaan sistem informasi, menyederhanakan dan mengintegrasikan proses bisnis, serta memperbaiki proses pengambilan keputusan bisnis.

Tentu dengan menggunakan sistem informasi yang unggul, perusahaan tersebut dapat mempercepat pengelolaan sistem teknologi informasi. Dengan menggunakan software berupa SAP dan melalui pemesanan online dengan hardware yang dapat diakses dengan banyak cara, seperti handphone, komputer, tablet dan yang lainnya, tentu pelanggan yang ingin memesan juga dapat memperoleh manfaat dengan teknologi informasi yang digunakan dalam PT tersebut. Karena, PT Nippon Indosari Corpindo juga menerima pesanan online yang dapat diakses melalui www.sariroti.com.      

BAB IV

PENUTUP

4.1  Kesimpulan

Sistem Informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.

Berdasarkan hasil penelitian penulis yang dilakukan pada PT Alfa One dan PT Nippon Indosari Corpindo Palembang serta pembahasan yang dilakukan oleh penulis maka dapat diambil kesimpulan bahwa :

·         Dengan menggunakan software berupa SAP seperti PT Nippon Indosari Corpindo dan melalui pemesanan online dengan hardware yang dapat diakses dengan banyak cara, seperti handphone, komputer, tablet dan yang lainnya akan lebih menghemat waktu, dibandingkan dengan sistem informasi yang belum memakai software SAP.